Mẫu hợp đồng cho thuê xe tự lái đầy đủ dễ áp dụng
Mẫu hợp đồng cho thuê xe tự lái nên ghi rõ thông tin hai bên, đặc điểm xe, thời gian thuê, giá thuê, tiền đặt cọc, người được phép lái, tình trạng xe, trách nhiệm khi tai nạn, phạt nguội, hư hỏng và cách trả xe. Chủ xe cũng nên lập biên bản bàn giao kèm hình ảnh, video hiện trạng để hạn chế tranh chấp.
Mẫu hợp đồng cho thuê xe tự lái gồm những gì?
Một hợp đồng cho thuê xe tự lái không nên chỉ ghi đơn giản “cho thuê xe với giá X đồng/ngày”. Xe ô tô là tài sản có giá trị lớn, trong thời gian thuê có thể phát sinh tai nạn, vi phạm giao thông, phạt nguội, trầy xước hoặc hư hỏng.
Vì vậy, hợp đồng càng rõ thì việc xác định trách nhiệm giữa chủ xe và người thuê càng dễ.
Một hợp đồng nên có tối thiểu các nhóm thông tin sau:
Thông tin bên cho thuê và bên thuê.
Thông tin nhận dạng chiếc xe.
Thời gian và địa điểm giao nhận.
Giá thuê và phương thức thanh toán.
Tiền đặt cọc.
Người được phép điều khiển xe.
Mục đích và phạm vi sử dụng.
Tình trạng xe khi bàn giao.
Trách nhiệm khi xảy ra tai nạn.
Xử lý phạt nguội và vi phạm giao thông.
Trách nhiệm đối với hư hỏng, mất phụ kiện.
Quy định trả xe và trả xe trễ.
Điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Phương án giải quyết tranh chấp.
Mẫu hợp đồng cho thuê xe tự lái dành cho chủ xe
Dưới đây là cấu trúc mẫu có thể dùng làm cơ sở để chủ xe xây dựng hợp đồng với người thuê. Với xe có giá trị cao, thời gian thuê dài hoặc giao dịch có nhiều điều kiện đặc biệt, nên rà soát lại nội dung trước khi ký.
Thông tin bên cho thuê
Hợp đồng cần xác định rõ người có quyền cho thuê xe.
Các thông tin nên có:
Họ và tên.
Ngày sinh.
Số CCCD/hộ chiếu.
Địa chỉ.
Số điện thoại.
Thông tin tài khoản nhận tiền nếu cần.
Nếu chủ xe là doanh nghiệp, cần ghi tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và chức vụ của người ký.
Thông tin bên thuê
Bên thuê cũng cần cung cấp thông tin đủ để xác định danh tính và liên hệ khi có vấn đề phát sinh.
Nên ghi:
Họ và tên.
Số CCCD/hộ chiếu.
Ngày cấp và nơi cấp nếu cần.
Địa chỉ.
Số điện thoại.
Số giấy phép lái xe.
Hạng giấy phép lái xe và thời hạn sử dụng.
Việc kiểm tra giấy phép lái xe trước khi giao xe đặc biệt quan trọng. Chủ xe không nên chỉ dựa vào thông tin người thuê tự khai.
Thông tin chiếc xe cho thuê
Hợp đồng nên nhận dạng chiếc xe càng cụ thể càng tốt.
Việc ghi rõ thông tin xe giúp tránh trường hợp hai bên tranh cãi về chính chiếc xe được thuê hoặc tình trạng xe tại thời điểm giao nhận.
Điều khoản về thời gian thuê và giao nhận xe
Hợp đồng nên ghi cụ thể ngày, giờ và địa điểm nhận xe cũng như trả xe.
Không nên chỉ ghi “thuê trong 3 ngày”, bởi cách tính thời gian có thể khác nhau.
Ví dụ, hợp đồng có thể xác định:
Thời gian nhận xe: 08:00 ngày ...
Thời gian trả xe: 08:00 ngày ...
Địa điểm nhận xe: ...
Địa điểm trả xe: ...
Thời gian gia hạn: phải được bên cho thuê đồng ý.
Cách ghi này giúp chủ xe dễ xác định thời điểm người thuê bắt đầu chịu trách nhiệm đối với xe và thời điểm phát sinh phí nếu trả xe muộn.
Điều khoản về giá thuê và tiền đặt cọc
Giá thuê cần được xác định rõ theo đơn vị tính.
Có thể tính theo:
Giờ.
Ngày.
Tuần.
Tháng.
Số kilomet hoặc kết hợp thời gian và kilomet nếu hai bên có thỏa thuận.
Nếu có tiền đặt cọc, hợp đồng nên ghi rõ:
Số tiền đặt cọc.
Thời điểm thanh toán.
Mục đích của khoản đặt cọc.
Những trường hợp chủ xe được khấu trừ.
Thời hạn hoàn trả phần tiền còn lại.
Không nên ghi chung chung rằng “tiền cọc dùng để đảm bảo thực hiện hợp đồng”. Chủ xe nên xác định rõ những nghĩa vụ nào có thể được khấu trừ từ khoản tiền này.
Điều khoản về người được phép điều khiển xe
Đây là một trong những điều khoản chủ xe không nên bỏ qua.
Người ký hợp đồng chưa chắc là người duy nhất trực tiếp sử dụng xe. Nếu chủ xe không muốn người thuê giao xe cho người khác, hợp đồng nên ghi rõ điều này.
Có thể quy định:
Chỉ người được chủ xe xác nhận mới được điều khiển xe.
Không được tự ý giao xe cho người khác.
Không được sử dụng xe để cho thuê lại.
Không được dùng xe cho hoạt động trái pháp luật.
Người thuê phải chịu trách nhiệm đối với hậu quả phát sinh từ việc tự ý giao xe cho người khác nếu hợp đồng không cho phép.
Điều khoản này đặc biệt quan trọng trong trường hợp xảy ra tai nạn và người trực tiếp lái xe không phải người đã ký hợp đồng.
Điều khoản về tình trạng xe khi bàn giao
Hợp đồng nên dẫn chiếu đến một biên bản bàn giao xe thay vì cố gắng mô tả toàn bộ tình trạng xe trong một điều khoản dài.
Biên bản nên ghi nhận:
Số kilomet.
Mức nhiên liệu.
Tình trạng thân vỏ.
Kính chắn gió và kính cửa.
Đèn.
Gương.
Lốp.
Nội thất.
Ghế.
Màn hình và thiết bị điện tử.
Camera hành trình nếu có.
Lốp dự phòng, kích và dụng cụ sửa xe.
Số lượng chìa khóa.
Giấy tờ và phụ kiện đi kèm.
Quan trọng nhất là chụp ảnh hoặc quay video hiện trạng xe tại thời điểm bàn giao.
Ví dụ, nếu xe đã có một vết xước ở cản trước trước khi giao nhưng hợp đồng không ghi nhận, sau khi trả xe người thuê hoàn toàn có thể cho rằng vết xước đã tồn tại từ trước.
Một bộ ảnh có thời điểm rõ ràng sẽ có giá trị thực tế hơn rất nhiều so với một câu ghi chung chung như “xe trong tình trạng tốt”.
Điều khoản về sử dụng xe
Chủ xe nên quy định phạm vi sử dụng phù hợp với mục đích cho thuê.
Tùy giao dịch, hợp đồng có thể quy định người thuê không được:
Sử dụng xe để đua xe hoặc thử xe.
Chở hàng hóa trái quy định.
Sử dụng xe vào hoạt động trái pháp luật.
Tự ý thay đổi kết cấu xe.
Tháo lắp thiết bị hoặc phụ kiện.
Đưa xe cho người khác sử dụng khi chưa được đồng ý.
Đưa xe ra ngoài phạm vi đã thỏa thuận nếu hai bên có giới hạn cụ thể.
Nếu có giới hạn kilomet, cần ghi rõ số kilomet được phép sử dụng và cách tính phí vượt kilomet.
Điều khoản về tai nạn và hư hỏng
Đây thường là phần gây tranh chấp nhiều nhất khi cho thuê xe tự lái.
Hợp đồng nên xác định trách nhiệm của người thuê trong trường hợp:
Va chạm giao thông.
Làm móp hoặc trầy thân vỏ.
Hư hỏng nội thất.
Làm mất phụ kiện.
Làm mất chìa khóa.
Sử dụng xe sai mục đích.
Để xe bị ngập nước hoặc hư hỏng do sử dụng không đúng hướng dẫn.
Khi xảy ra tai nạn, người thuê cần có nghĩa vụ thông báo cho chủ xe trong thời gian sớm nhất và phối hợp xử lý theo quy định pháp luật, điều kiện bảo hiểm và thỏa thuận trong hợp đồng.
Không nên ghi một mức bồi thường cố định cho mọi trường hợp mà không xác định cách đánh giá thiệt hại. Chi phí sửa chữa thực tế, mức khấu trừ bảo hiểm và các khoản phát sinh cần được xử lý theo tình huống cụ thể.
Điều khoản về phạt nguội và vi phạm giao thông
Phạt nguội là vấn đề chủ xe rất dễ gặp sau khi xe đã được trả lại.
Ví dụ, người thuê trả xe đúng hạn nhưng vài tuần sau chủ xe mới nhận được thông báo liên quan đến một hành vi vi phạm xảy ra trong thời gian thuê.
Vì vậy, hợp đồng nên quy định rõ:
Người thuê chịu trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh trong thời gian mình quản lý và sử dụng xe.
Người thuê cung cấp thông tin cần thiết để chủ xe xác định người điều khiển khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Người thuê hoàn trả cho chủ xe các khoản tiền mà chủ xe phải thanh toán thay do vi phạm phát sinh trong thời gian thuê, nếu thuộc trách nhiệm của người thuê.
Thời hạn hoàn trả và phương thức thanh toán phải được xác định rõ.
Đây là một trong những điều khoản nên được viết cụ thể thay vì chỉ ghi “mọi vi phạm giao thông do bên thuê chịu trách nhiệm”.
Điều khoản về bảo hiểm và chi phí phát sinh
Nếu chiếc xe có bảo hiểm vật chất, bảo hiểm trách nhiệm dân sự hoặc các loại bảo hiểm khác, hợp đồng nên ghi rõ thông tin bảo hiểm và cách xử lý khi xảy ra sự cố.
Chủ xe không nên mặc định rằng cứ có bảo hiểm thì mọi thiệt hại đều được bảo hiểm thanh toán.
Hợp đồng có thể làm rõ:
Người thuê phải thông báo ngay khi xảy ra tai nạn.
Không tự ý sửa chữa xe khi chưa có sự thống nhất cần thiết.
Phối hợp với chủ xe và doanh nghiệp bảo hiểm khi xử lý sự cố.
Chịu các khoản chi phí thuộc trách nhiệm của mình.
Chịu trách nhiệm đối với thiệt hại không thuộc phạm vi bảo hiểm nếu thiệt hại đó phát sinh từ lỗi hoặc hành vi vi phạm của người thuê.
Với xe có giá trị lớn, chủ xe nên kiểm tra kỹ điều kiện của hợp đồng bảo hiểm trước khi đưa xe vào hoạt động cho thuê. Không nên chỉ dựa vào tên của gói bảo hiểm để kết luận một sự cố chắc chắn được chi trả.
Người thuê làm hỏng xe thì xử lý thế nào?
Đây là câu hỏi mà chủ xe nên giải quyết ngay từ lúc soạn hợp đồng, thay vì chờ đến khi xe bị hỏng mới thương lượng.
Có thể phân biệt thành ba nhóm:
Hao mòn thông thường
Một số dấu hiệu hao mòn phát sinh trong quá trình sử dụng bình thường có thể khác với thiệt hại do va chạm hoặc sử dụng sai cách.
Hợp đồng nên tránh quy định quá rộng theo hướng “mọi thay đổi trên xe đều do bên thuê chịu”.
Hư hỏng do lỗi hoặc sử dụng không đúng
Ví dụ:
Va quẹt gây móp cản.
Làm vỡ kính.
Làm mất phụ kiện.
Đổ nhầm nhiên liệu.
Sử dụng xe sai hướng dẫn dẫn đến hư hỏng.
Làm hỏng nội thất do hành vi bất cẩn.
Những trường hợp này cần căn cứ vào tình trạng xe trước và sau khi thuê, nguyên nhân thiệt hại và thỏa thuận trong hợp đồng.
Thiệt hại do tai nạn
Khi xảy ra tai nạn, không nên chỉ căn cứ vào một câu “bên thuê chịu mọi trách nhiệm”.
Cần xác định:
Diễn biến sự việc.
Người điều khiển xe.
Nguyên nhân.
Mức độ thiệt hại.
Khả năng bảo hiểm chi trả.
Khoản khấu trừ bảo hiểm nếu có.
Chi phí sửa chữa thực tế.
Các chi phí hợp lý khác liên quan đến việc khắc phục thiệt hại.
Cách quy định này thực tế và dễ xử lý hơn so với việc đưa ra một mức bồi thường cố định cho mọi tai nạn.
Điều khoản trả xe và trả xe trễ
Thời điểm trả xe cần được ghi rõ trong hợp đồng.
Nếu người thuê trả xe muộn, hợp đồng nên quy định cách tính phí phát sinh.
Ví dụ cần xác định:
Thời gian được phép trễ.
Phí trả xe trễ.
Cách tính nếu trễ một phần ngày.
Trường hợp gia hạn được chủ xe chấp thuận.
Cách xử lý nếu người thuê không liên lạc hoặc cố tình giữ xe.
Không nên để hai bên tự hiểu rằng “trễ vài tiếng cũng không sao”. Một khoảng thời gian nhỏ nếu không được quy định rõ có thể trở thành tranh chấp khi chủ xe đã có người thuê tiếp theo.
Điều khoản về việc cho thuê lại hoặc giao xe cho người khác
Chủ xe nên quyết định rõ ngay từ đầu: có cho phép người thuê giao xe cho người khác sử dụng hay không.
Nếu không cho phép, hợp đồng nên ghi rõ người thuê không được:
Cho thuê lại xe.
Cho mượn xe.
Giao xe cho người khác điều khiển.
Sử dụng xe cho hoạt động kinh doanh khác nếu chưa được đồng ý.
Nếu có cho phép người khác lái, nên yêu cầu thông tin người lái bổ sung và xác nhận của chủ xe.
Theo quy định về hợp đồng thuê tài sản trong Bộ luật Dân sự, việc cho thuê lại tài sản được đặt trong điều kiện có sự đồng ý của bên cho thuê. Vì vậy, hợp đồng nên thể hiện rõ ý chí của chủ xe thay vì bỏ trống vấn đề này.
Biên bản bàn giao xe tự lái có cần thiết không?
Có.
Hợp đồng xác định các thỏa thuận giữa hai bên, còn biên bản bàn giao giúp ghi nhận tình trạng tài sản tại một thời điểm cụ thể.
Hai tài liệu này có vai trò khác nhau.
Nếu chỉ có hợp đồng nhưng không có bằng chứng về tình trạng xe lúc giao, việc xác định một hư hỏng xuất hiện trước hay sau thời gian thuê sẽ khó khăn hơn.
Biên bản bàn giao xe nên ghi những gì?
Một biên bản bàn giao thực tế nên có ít nhất các nội dung sau:
1. Thời gian và địa điểm
Ghi chính xác ngày, giờ và địa điểm giao xe.
2. Số kilomet
Ghi số ODO tại thời điểm giao.
3. Nhiên liệu
Có thể ghi theo mức thực tế như:
Đầy bình.
3/4 bình.
1/2 bình.
1/4 bình.
Hoặc ghi theo mức nhiên liệu cụ thể nếu xe có cách hiển thị phù hợp.
4. Ngoại thất
Kiểm tra từng khu vực:
Cản trước.
Nắp capo.
Hai bên thân xe.
Cửa xe.
Cản sau.
Gương.
Kính.
Đèn.
La-zăng.
Lốp.
Nếu đã có vết xước hoặc móp, nên chụp ảnh cận cảnh.
5. Nội thất
Kiểm tra:
Ghế.
Taplo.
Màn hình.
Điều hòa.
Vô lăng.
Thảm sàn.
Cốp xe.
Các thiết bị điện tử.
6. Phụ kiện
Ghi số lượng cụ thể:
Chìa khóa.
Lốp dự phòng.
Kích xe.
Bộ dụng cụ sửa xe.
Camera hành trình.
Thẻ thu phí nếu có.
Các phụ kiện khác.
Có nên chụp ảnh khi giao xe?
Nên.
Đặc biệt với xe có giá trị cao hoặc hợp đồng thuê dài ngày, chủ xe nên chụp hoặc quay video toàn bộ xe trước khi giao.
Một quy trình đơn giản có thể thực hiện như sau:
Quay toàn cảnh chiếc xe.
Quay biển số.
Quay từng góc ngoại thất.
Quay các vị trí đã có vết xước hoặc móp.
Quay nội thất.
Quay ODO.
Quay mức nhiên liệu.
Quay phụ kiện và chìa khóa.
Lưu lại thời điểm giao xe.
Gửi bộ ảnh/video cho cả hai bên lưu giữ.
Điểm quan trọng không phải là có thật nhiều hình ảnh, mà là hình ảnh phải đủ rõ để đối chiếu trước và sau khi thuê.
Khi trả xe cần kiểm tra những gì?
Quy trình trả xe nên được thực hiện gần giống lúc giao xe.
Chủ xe nên kiểm tra:
Ngoại thất.
Nội thất.
Lốp và la-zăng.
Kính và đèn.
ODO.
Mức nhiên liệu.
Phụ kiện.
Chìa khóa.
Giấy tờ.
Các cảnh báo trên bảng đồng hồ.
Tình trạng vận hành cơ bản nếu cần.
Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, nên lập biên bản ngay tại thời điểm nhận lại xe.
Không nên chỉ nhận xe rồi vài ngày sau mới thông báo rằng “xe có thêm một số vết xước” nếu chưa có căn cứ rõ ràng về thời điểm và nguyên nhân phát sinh.
Những tình huống chủ xe thường gặp
Người thuê trả xe nhưng xe xuất hiện vết xước
Đầu tiên, đối chiếu ảnh và video lúc giao xe với tình trạng thực tế khi nhận lại.
Nếu xác định vết xước mới xuất hiện, hai bên cần lập biên bản ghi nhận hiện trạng và thống nhất phương án đánh giá chi phí khắc phục theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Phạt nguội xuất hiện sau khi người thuê đã trả xe
Đây là lý do hợp đồng phải quy định trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh trong thời gian thuê.
Chủ xe nên lưu lại:
Hợp đồng.
Biên bản giao nhận.
Thời gian nhận và trả xe.
Thông tin người thuê.
Hình ảnh, video.
Các thông tin liên quan đến chuyến thuê.
Khi có thông báo vi phạm, những dữ liệu này giúp xác định khoảng thời gian xe thuộc quyền quản lý của người thuê.
Người thuê giao xe cho người khác lái
Nếu hợp đồng cấm việc này nhưng người thuê vẫn tự ý giao xe, đây là tình huống cần được xử lý theo điều khoản đã thỏa thuận và tình tiết thực tế.
Chủ xe nên tránh chỉ ghi một câu chung chung như “không được cho người khác lái”.
Tốt hơn là quy định rõ hành vi bị cấm và trách nhiệm của người thuê nếu vi phạm.
Người thuê trả xe trễ
Nếu có người thuê tiếp theo, việc trả xe trễ có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cho thuê.
Vì vậy, ngay từ đầu nên có:
Mốc thời gian trả xe.
Khoảng thời gian được phép trễ.
Phí phát sinh.
Cách tính phí.
Quy trình gia hạn.
Điều này giúp hai bên xử lý dựa trên thỏa thuận thay vì tranh luận cảm tính.
Checklist trước khi giao xe tự lái
Trước khi trao chìa khóa cho người thuê, chủ xe có thể kiểm tra nhanh theo danh sách sau:
Xác minh CCCD hoặc giấy tờ tùy thân.
Kiểm tra giấy phép lái xe.
Xác nhận thông tin người thuê.
Xác nhận số tiền thuê.
Xác nhận tiền đặt cọc.
Ký hợp đồng.
Kiểm tra giấy tờ xe.
Kiểm tra bảo hiểm.
Ghi ODO.
Ghi mức nhiên liệu.
Kiểm tra ngoại thất.
Kiểm tra nội thất.
Kiểm tra phụ kiện.
Chụp ảnh toàn bộ xe.
Quay video hiện trạng nếu cần.
Ký biên bản bàn giao.
Giao chìa khóa và giấy tờ theo danh sách.
Quy trình này có thể mất thêm vài phút nhưng giúp giảm đáng kể những tranh luận kiểu “xe đã bị như vậy từ trước” hoặc “tôi không biết phụ kiện đó có trong xe”.
Những lỗi thường gặp khi dùng mẫu hợp đồng trên mạng
Nhiều chủ xe tìm được một mẫu hợp đồng rồi chỉ thay tên, biển số và giá thuê. Cách này nhanh nhưng chưa chắc phù hợp với giao dịch thực tế.
Chỉ ghi giá thuê mà bỏ qua tiền cọc
Tiền cọc thường liên quan trực tiếp đến việc bảo đảm nghĩa vụ của người thuê. Nếu không quy định rõ mục đích và cách xử lý, khi phát sinh thiệt hại hai bên dễ tranh cãi.
Không quy định người được lái xe
Đây là khoảng trống nguy hiểm nếu người ký hợp đồng không phải người trực tiếp điều khiển xe.
Không quy định phạt nguội
Phạt nguội có thể được phát hiện sau khi xe đã được trả lại. Hợp đồng nên dự liệu tình huống này ngay từ đầu.
Không có biên bản bàn giao
Một hợp đồng dài vài trang vẫn không thay thế được việc ghi nhận tình trạng thực tế của chiếc xe.
Không lưu bằng chứng
Ảnh, video, biên bản và thông tin giao nhận nên được lưu giữ có hệ thống trong suốt thời gian cần thiết để đối chiếu.
Điều khoản bồi thường quá chung chung
Câu “bên thuê phải bồi thường toàn bộ thiệt hại” chưa giải quyết được câu hỏi quan trọng hơn: thiệt hại được xác định thế nào, căn cứ vào đâu và xử lý ra sao nếu bảo hiểm chi trả một phần.
Một hợp đồng tốt không phải là hợp đồng càng dài càng tốt. Quan trọng là những tình huống có khả năng xảy ra đã được dự liệu đủ rõ để hai bên biết mình phải làm gì.
Cho thuê xe tự lái có cần công chứng hợp đồng không?
Không phải mọi hợp đồng cho thuê xe tự lái giữa cá nhân với cá nhân đều mặc nhiên phải công chứng mới có giá trị. Với hợp đồng thuê tài sản, các bên có thể thỏa thuận những nội dung phù hợp với quy định pháp luật.
Tuy nhiên, với xe có giá trị lớn, thời gian thuê dài hoặc giao dịch có giá trị cao, chủ xe nên cân nhắc hình thức hợp đồng và cách xác nhận giao dịch phù hợp để tăng khả năng chứng minh khi có tranh chấp.
Dù có công chứng hay không, chủ xe vẫn nên chuẩn bị đầy đủ:
Hợp đồng thuê xe.
CCCD hoặc giấy tờ xác minh của người thuê.
Thông tin giấy phép lái xe.
Biên bản bàn giao.
Hình ảnh và video hiện trạng xe.
Chứng từ thanh toán.
Thông tin tiền đặt cọc.
Các trao đổi quan trọng liên quan đến việc thuê xe.
Công chứng không thay thế cho việc quản lý hồ sơ và bằng chứng giao nhận.
Cho thuê xe tự lái có cần đăng ký kinh doanh không?
Đây là vấn đề cần phân biệt rõ giữa việc một cá nhân cho thuê tài sản và hoạt động kinh doanh dịch vụ cho thuê xe thường xuyên.
Nếu chủ xe chỉ nhìn vào một chiếc hợp đồng rồi kết luận rằng mình chắc chắn không cần hoặc chắc chắn phải đăng ký kinh doanh thì có thể quá đơn giản.
Khi đánh giá trường hợp cụ thể, cần xem xét:
Chủ thể cho thuê là cá nhân hay doanh nghiệp.
Hoạt động cho thuê có thường xuyên hay không.
Quy mô hoạt động.
Mục đích của việc cho thuê.
Cách thức thu tiền và tổ chức hoạt động.
Các nghĩa vụ về thuế và quy định liên quan.
Đặc biệt, cho thuê xe tự lái không nên đánh đồng với kinh doanh vận tải bằng xe ô tô có người lái. Hai mô hình có bản chất hoạt động khác nhau và có thể chịu các yêu cầu pháp lý khác nhau.
Nếu chủ xe dự định xây dựng hoạt động cho thuê xe thường xuyên với nhiều phương tiện, nên rà soát riêng vấn đề đăng ký kinh doanh, thuế, hóa đơn và các quy định chuyên ngành thay vì chỉ sử dụng một mẫu hợp đồng cá nhân.
Chủ xe nên kiểm tra gì trước khi cho thuê?
Một hợp đồng tốt chỉ là một phần của quy trình. Trước khi giao xe, chủ xe nên kiểm tra cả người thuê, xe và hồ sơ giao nhận.
Kiểm tra người thuê
Xác minh thông tin trên giấy tờ với người thực tế nhận xe.
Đối chiếu:
Họ tên.
Ảnh trên giấy tờ.
Số CCCD.
Số điện thoại.
Địa chỉ.
Thông tin giấy phép lái xe.
Nếu thông tin người đặt xe và người trực tiếp nhận xe khác nhau, cần làm rõ mối quan hệ giữa hai người trước khi giao xe.
Kiểm tra giấy phép lái xe
Không nên bỏ qua bước này chỉ vì người thuê đã từng thuê xe trước đó.
Cần kiểm tra giấy phép lái xe phù hợp với loại xe và còn giá trị sử dụng theo quy định.
Kiểm tra giấy tờ và tình trạng xe
Trước khi giao xe, chủ xe nên kiểm tra:
Giấy đăng ký xe.
Giấy chứng nhận kiểm định nếu thuộc trường hợp phải kiểm định.
Bảo hiểm bắt buộc.
Các loại bảo hiểm khác nếu có.
Tình trạng lốp.
Đèn.
Gương.
Kính.
Phanh.
Các cảnh báo bất thường trên xe.
Không nên giao xe trong tình trạng có lỗi kỹ thuật mà chủ xe đã biết nhưng chưa xử lý.
Khi nào không nên dùng một mẫu hợp đồng quá đơn giản?
Một mẫu cơ bản có thể phù hợp với giao dịch đơn giản, nhưng không nên dùng nguyên xi cho mọi trường hợp.
Đặc biệt cần bổ sung điều khoản khi:
Xe có giá trị cao.
Thời gian thuê dài.
Cho thuê theo tháng.
Người thuê sử dụng xe ở nhiều tỉnh thành.
Có giới hạn kilomet.
Có nhiều người được phép lái.
Xe có bảo hiểm vật chất.
Người thuê là doanh nghiệp.
Có yêu cầu giao nhận tại địa điểm khác.
Giá trị tiền đặt cọc lớn.
Có nhiều phụ kiện hoặc thiết bị đi kèm.
Càng nhiều điều kiện đặc biệt, hợp đồng càng cần phản ánh đúng giao dịch thực tế.
7 lỗi chủ xe nên tránh khi cho thuê xe tự lái
1. Giao xe chỉ dựa vào tin nhắn
Tin nhắn có thể hỗ trợ chứng minh giao dịch nhưng không nên là tài liệu duy nhất.
2. Không xác minh người trực tiếp lái
Người thuê và người điều khiển xe có thể là hai người khác nhau.
3. Không lập biên bản bàn giao
Đây là một trong những thiếu sót phổ biến nhất.
4. Không chụp hiện trạng xe
Không có ảnh trước khi giao thì việc đối chiếu hư hỏng sau khi trả xe sẽ khó hơn.
5. Không quy định phạt nguội
Vi phạm có thể được phát hiện sau thời gian thuê.
6. Không quy định trả xe trễ
Một vài giờ trễ có thể ảnh hưởng đến lịch cho thuê tiếp theo.
7. Dùng mẫu hợp đồng nhưng không đọc kỹ
Một mẫu trên Internet có thể được viết cho một giao dịch khác, một loại xe khác hoặc một mục đích khác.
Không nên mặc định rằng cứ có đủ chữ ký là mọi điều khoản trong đó đều phù hợp với trường hợp của mình.
Nếu chủ xe không muốn tự lái thì có lựa chọn nào khác?
Không phải lúc nào chủ xe cũng cần cho thuê chiếc xe của mình để khai thác giá trị từ phương tiện.
Có những thời điểm chủ xe vẫn muốn sử dụng chính chiếc ô tô của mình nhưng:
Không muốn tự lái đường dài.
Đã sử dụng rượu bia và không thể lái xe.
Cần người lái xe trong các buổi gặp gỡ, tiệc hoặc sự kiện.
Muốn có tài xế đưa đón gia đình.
Cần người lái xe theo giờ hoặc theo ngày.
Cần tài xế lái chính chiếc xe của mình.
Trong những trường hợp này, thuê tài xế lái xe hộ có thể phù hợp hơn việc giao xe cho người khác thuê.
Với dịch vụ lái xe hộ của LMD – Let Me Drive, chủ xe vẫn sử dụng chính chiếc xe của mình và có thể chủ động thuê tài xế theo nhu cầu.
LMD - Let Me Drive cung cấp dịch vụ tài xế lái xe hộ, phù hợp với những tình huống người có xe cần người lái thay trong một khoảng thời gian nhất định.
Nếu nhu cầu của bạn không phải là cho người khác thuê xe mà là cần một tài xế lái chính chiếc xe của mình, đây có thể là phương án đơn giản hơn về mặt quản lý tài sản.
Checklist trước khi ký hợp đồng cho thuê xe tự lái
Trước khi giao chìa khóa, hãy kiểm tra đủ các bước sau:
Xác minh danh tính người thuê.
Kiểm tra giấy phép lái xe.
Xác nhận người trực tiếp điều khiển xe.
Kiểm tra giấy tờ xe.
Kiểm tra bảo hiểm.
Thống nhất thời gian thuê.
Thống nhất địa điểm giao nhận.
Xác nhận giá thuê.
Xác nhận tiền đặt cọc.
Quy định người được phép lái.
Quy định phạt nguội.
Quy định tai nạn và hư hỏng.
Quy định trả xe trễ.
Kiểm tra ODO.
Kiểm tra nhiên liệu.
Kiểm tra ngoại thất và nội thất.
Kiểm tra phụ kiện.
Chụp ảnh hoặc quay video.
Ký hợp đồng.
Ký biên bản bàn giao.
Nếu 20 bước này được thực hiện đầy đủ, chủ xe sẽ có một bộ hồ sơ tương đối rõ ràng cho quá trình giao nhận và quản lý chiếc xe.
Câu hỏi thường gặp về hợp đồng cho thuê xe tự lái
Hợp đồng cho thuê xe tự lái có bắt buộc phải công chứng không?
Không nên mặc định rằng mọi hợp đồng cho thuê xe tự lái đều bắt buộc công chứng. Hình thức hợp đồng cần được xem xét theo loại giao dịch và quy định pháp luật áp dụng. Với giao dịch có giá trị lớn hoặc nhiều rủi ro, chủ xe có thể cân nhắc hình thức xác lập phù hợp và nên lưu đầy đủ hồ sơ giao nhận.
Cho thuê xe tự lái có cần hợp đồng không?
Nên có hợp đồng bằng văn bản.
Hợp đồng giúp hai bên xác định rõ giá thuê, thời gian thuê, tiền cọc, quyền và nghĩa vụ, người được lái, trách nhiệm khi xe bị hư hỏng, tai nạn hoặc phát sinh vi phạm giao thông.
Hợp đồng thuê xe tự lái có cần ghi tiền đặt cọc không?
Nếu có đặt cọc, nên ghi rõ số tiền, thời điểm nộp, mục đích sử dụng khoản cọc, các trường hợp được khấu trừ và thời hạn hoàn trả.
Ai chịu phạt nguội khi thuê xe tự lái?
Về mặt hợp đồng, các bên nên thỏa thuận rõ trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh trong thời gian người thuê quản lý và sử dụng xe. Chủ xe cần lưu lại hồ sơ giao nhận để có căn cứ xác định thời gian sử dụng.
Việc xử lý với cơ quan có thẩm quyền vẫn phải thực hiện theo quy định pháp luật tương ứng với từng trường hợp.
Người thuê xe tự lái làm hỏng xe thì ai chịu?
Không nên trả lời bằng một quy tắc duy nhất cho mọi trường hợp.
Cần xem xét nguyên nhân hư hỏng, tình trạng xe trước khi giao, hành vi của người thuê, nội dung hợp đồng, bảo hiểm và thiệt hại thực tế.
Đây là lý do chủ xe cần có biên bản bàn giao và hình ảnh hiện trạng.
Người thuê xe tự lái có được cho người khác lái không?
Không nên mặc định là được.
Chủ xe nên ghi rõ trong hợp đồng người nào được phép điều khiển xe. Nếu muốn cho phép người khác lái, nên xác nhận danh tính và điều kiện của người đó trước khi giao xe.
Có cần lập biên bản bàn giao xe không?
Nên lập.
Biên bản bàn giao giúp ghi nhận ODO, nhiên liệu, ngoại thất, nội thất, phụ kiện, giấy tờ và tình trạng xe tại thời điểm giao nhận.
Cho thuê xe tự lái theo tháng có cần hợp đồng riêng không?
Có thể sử dụng hợp đồng thuê xe nhưng nên bổ sung các điều khoản phù hợp với thời gian thuê dài hơn, đặc biệt là giới hạn kilomet, bảo dưỡng, bảo hiểm, thanh toán định kỳ, gia hạn, chấm dứt hợp đồng và xử lý hư hỏng.
Xe gặp tai nạn khi đang cho thuê thì chủ xe phải làm gì?
Trước hết cần bảo đảm an toàn, xử lý theo quy định giao thông và thông báo cho các bên liên quan theo trường hợp cụ thể. Đồng thời, chủ xe nên yêu cầu người thuê cung cấp thông tin về sự cố, phối hợp xử lý bảo hiểm nếu có và lập hồ sơ về thiệt hại.
Không nên tự ý bỏ qua quy trình chỉ vì hai bên đã có hợp đồng.
Kết luận: Đừng chỉ tìm một mẫu hợp đồng, hãy xây dựng một quy trình cho thuê xe
Một mẫu hợp đồng cho thuê xe tự lái tốt không nằm ở việc có thật nhiều điều khoản.
Điều quan trọng là hợp đồng phải trả lời được những câu hỏi có thể xảy ra sau khi chìa khóa đã được giao:
Ai được lái xe? Xe đang ở đâu? Tình trạng xe lúc giao thế nào? Nếu tai nạn xảy ra thì xử lý ra sao? Nếu có phạt nguội thì ai chịu trách nhiệm? Xe bị hư hỏng thì căn cứ vào đâu để xác định thiệt hại? Nếu trả xe trễ thì tính thế nào?
Chủ xe nên kết hợp hợp đồng + biên bản bàn giao + ảnh/video hiện trạng + hồ sơ thanh toán + thông tin người thuê thay vì chỉ tải một mẫu có sẵn rồi ký.
Nếu mục đích của bạn là khai thác chiếc xe nhưng vẫn muốn tự mình sử dụng xe, việc thuê tài xế lái chính chiếc xe của mình cũng là một phương án đáng cân nhắc.
Khi cần người lái xe thay, bạn có thể đặt tài xế LMD theo nhu cầu thay vì giao chiếc xe cho một người khác sử dụng trong nhiều ngày.
LMD - Let Me Drive là ứng dụng kết nối dịch vụ thuê tài xế và lái xe hộ, đáp ứng nhu cầu di chuyển an toàn và tiện lợi của khách hàng. Chỉ với vài thao tác, bạn có thể dễ dàng đặt tài xế chuyên nghiệp, tận hưởng chuyến đi thoải mái mà không cần tự lái. Các dịch vụ của LMD bao gồm lái xe hộ cho người đã sử dụng rượu bia (xe máy và ô tô), tài xế theo giờ, tài xế theo ngày, tài xế một chiều đi tỉnh.
